Einführung einer Kostenrechnung in einem Fleischwarenfabrikationsunternehmen
- Situation:
Hersteller von Fleischwaren unterliegen auf Grund der Nachfragemacht einiger weniger Handelskonzerne einem extremen Preiswettbewerb, dem nur durch äußerst konsequentes Kostenmanagement und eine Produktdifferenzierung (neue, nicht vergleichbare Produkte) begegnet werden kann. - Problemstellung:
Die hohe Anzahl der Produkte und der Kostendruck erfordern laufende Informationen über die Kostendeckung einzelner Produkte bzw. Produktgruppen. Für unser Mandantenunternehmen wird eine Kostenrechnung somit dringend notwendig, jedoch bietet die sehr schlank aufgestellte Verwaltung nur geringe zeitlichen Ressourcen. - Lösung:
In einer ersten Sitzung wurden die zu fokussierenden Produktgruppen ermittelt und zu möglichst großen Einheiten zusammengefasst. Man einigte sich auf acht Produktgruppen und acht Kostenstellen.
In Vorbereitung auf die nächste Sitzung wurde der Schlüssel für Kostenumlagen (von allgemeinen Kosten auf die Kostenstellen) ermittelt und ein Konzept für das Kostenrechnungsschema ausgearbeitet. Diese konnte bereits in der zweiten Sitzung verabschiedet werden. Die Implementierung in die Buchführung erfolgte innerhalb eines Tages.
Für den letzten Abrechnungsmonat, der zugleich der erste Buchungsmonat des Wirtschaftsjahres war, wurde sodann die Kontierung um die Kostenstellen-Informationen ergänzt. Somit konnte sechs Wochen nach Ablauf des Monats die erste Kostenrechnung erstellt werden, die in einem Kontrollschritt um kleinere Fehler korrigiert und optimiert wurde.
Mit einem Zeitaufwand von insgesamt 65 Arbeitsstunden (sowohl Kanzlei als auch Unternehmen berücksichtigt) war die Kostenrechnung ab dem zweiten Monat ohne zusätzlichen Aufwand lauffähig. In den nächsten drei Monaten erfolgte sicherheitshalber durch eine jeweils zweistündige Überprüfung vor Ort die zutreffende Verbuchung der Kostenstellen und Kostenarten durch unsere Kanzlei.
Aufbau eines monatlichen Controllings für ein Gebäudereinigungsunternehmen
- Situation:
Deckungsbeiträge von 35 %, hohe Kosten für Verwaltung und Qualitätsmanagement sowie erheblicher Kostendruck durch regelmäßige Ausschreibungen führen in einem Gebäudereinigungsunternehmen zu extrem niedrigen Gewinnmargen. Eine laufende Beobachtung der Kosten- und Leistungsentwicklung ist erforderlich.
Strategische Überlegungen zur regionalen und produktbezogenen Expansion verstärken das Bedürfnis des Mandantenunternehmens zum Aufbau eines regelmäßigen und zeitsparenden Controllings. - Problem:
Bei Beginn des Projektes verfügt das Unternehmen lediglich über eine Standardauswertung im betriebswirtschaftlichen Bereich, die für die dargestellte Fragestellung wenig hilfreich ist. - Lösung:
Zunächst wurde ein monatliches Auswertungsschema erstellt, welches die Deckungsbeiträge bei genauer Kostendifferenzierung darstellte und darüber hinaus die Mittelverwendung über unterschiedliche Cash-Flows zeigte.
Anhand dieses Auswertungsschemas wurde die Unternehmungsplanung für das laufende Geschäftsjahr nach Monaten vorgenommen. Dies gab Aufschluss darüber, wie der Gewinn über die unterschiedlichen Stufen von Deckungsbeiträgen entstanden war. Außerdem konnten so für die noch offenen Monate des laufenden Jahres Aussagen getroffen werden, wie sich Gewinn und Liquidität des Unternehmens bis zum Jahresende voraussichtlich entwickeln würden.
Durch monatliches Ersetzen der Soll-Zahlen durch die Ist-Zahlen entstand ein aktualisierbares voraussichtliches Jahresergebnis, welches dem angepeilten Jahresergebnis laufend gegenübergestellt werden kann. So ist an jedem Monatsende klar, ob und inwieweit das Unternehmen auf Kurs ist.
Die monatliche Controllingauswertung erstellt unsere Kanzlei nun im dritten Jahr auf Basis der Buchführung des Unternehmens in einem festen Zeitrahmen, nämlich zwischen dem 15. und 20. des Folgemonats.
Organisationsberatung eines Freiberuflers und eines Dienstleistungsunternehmens
- Situation:
Zwei sehr unterschiedliche Mandanten befinden sich in einer ähnlichen Situation: Der Freiberufler mit einem Mitarbeiter und das Dienstleistungsunternehmen mit 25 Mitarbeitern ersticken in Verwaltungsarbeit. Dazu gehört beim Freiberufler neben kaufmännischen Prozessen, wie Rechnungsstellung, Mahnwesen und Rechnungseingang etc., die Vorbereitung der Buchhaltung für unsere Kanzlei. Das Dienstleistungsunternehmen erstellt die Buchhaltung selbst. - Problemstellung:
Die Prozesse in der kaufmännischen Verwaltung sollen in beiden Fällen analysiert und optimiert werden. Ziel sind Vorschläge für eine effizientere Bearbeitung – zur Zeitersparnis auf Seiten des Mandanten und zur Kostenreduzierung der Kanzlei (Einsparung von Steuerberatungskosten). - Lösung:
In einer halbtägigen (Freiberufler) bzw. ganztägigen (Dienstleistungsunternehmen) Bestandsaufnahme wurden die wesentlichen Prozesse und Abfolgen in der kaufmännischen Verwaltung aufgenommen. Die Dokumentation der Arbeitsschritte legte das Rationalisierungspotenzial offen.
Es stellte sich heraus, dass in beiden Fällen viele Arbeiten doppelt und zum Teil dreifach erledigt wurden – die Prozesse wurden vereinfacht und aufeinander abgestimmt. Durch die Vermeidung von Doppelarbeiten und die Automatisierung von Prozessen wurden im Falle des Dienstleistungsunternehmens 50 Arbeitsstunden (!) pro Monat eingespart.
Unser freiberuflicher Mandant erhält heute von uns eine monatliche Mahnliste sowie die dazugehörigen Mahnschreiben. Im Falle des Dienstleistungsunternehmens wurden feste Termine innerhalb des Monats vereinbart, bis wann bestimmte Arbeiten erledigt sein sollen. Durch ein auf diese Weise geregeltes Mahnwesen (Mahnungen jeden Freitag) wurde in beiden Fällen der Forderungsbestand sukzessive um ca. 20 % reduziert, mit entsprechend positiven Folgen für den Zinsaufwand wegen Verringerung des Kontokorrents.
