Papierbasierte Unterschriftsprozesse kosten Zeit, verzögern Abläufe und verursachen unnötigen Aufwand. Mit FP Sign digitalisieren Sie Ihre Unterschriftenprozesse einfach und sicher. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es, Dokumente rechtssicher und datenschutzkonform elektronisch zu signieren – unabhängig davon, ob Sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind.
Als DATEV Softwarepartner lässt sich FP Sign nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente schneller zu versenden, rechtsverbindlich unterschreiben zu lassen und Prozesse effizienter zu gestalten. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und sorgt für einen modernen, digitalen Dokumentenaustausch – sowohl intern als auch mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitenden.
Elektronische Signatur mit FP Sign
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Wir sind es gewohnt als Unterschrift eine handschriftliche Signatur zu sehen. Bei einer elektronischen Unterschrift wird ein sogenannter Hashwert erzeugt. Dieser Hashwert ist technisch gesehen Ihre Unterschrift. Daher wird Ihnen in FP Sign eine Auswahl an vorgefertigten Unterschriften zur Verfügung gestellt.
Weitere Infos dazu finden Sie unter dem Punkt: Technischer Hintergrund.
Öffnen Sie das signierte PDF-Dokument in einem PDF-Viewer, der eine eIDAS-Validierung unterstützt, z. B. unter Windows im Adobe Acrobat Reader DC. Alternativ stellt die Software den digiSeal reader von secrypt kostenfrei zur Verfügung.
Nach Öffnen des Unterschriftsfensters sehen Sie:
- dass der Aussteller ein eIDAS-qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus der EU-Vertrauensliste, wie z. B. D-Trust, ist,
- dass die Unterschriften das Niveau „qualifiziert“ haben,
- dass diese gegebenenfalls mit eingebetteten qualifizierten Zeitstempeln versehen sind und
- dass die Unterzeichner die angegebenen Personen sind.
Bei der Nutzung mobiler Endgeräte unter Android oder iOS kann es bei den Validierungsmöglichkeiten Einschränkungen geben.
Man muss auf die gewünschte Schriftart klicken, damit die Unterschrift an die entsprechende Stelle gesetzt wird.
Sofern Sie eine eigene Unterschrift nutzen möchte, müssen Sie vorher die Datei hochladen.
Es empfiehlt sich, vor allem bei der eigenen Unterschrift die Funktion „Diese Signatur als Ihre Standardsignatur einstellen“ zu verwenden.
Nicht jede PDF-Datei enthält Formularfelder und kann ausgefüllt werden. Soweit es sich um eine editierbare Datei handelt, lautet die Frage nach der Unterschrift „PDF ausfüllen und unterzeichnen“ statt nur „unterzeichnen“.
Über das Stiftsymbol oberhalb dem blauen Unterschriftsfähnchen l Feld kann die Bearbeitung gestartet werden. Über das „grüne Häkchen“ (unten rechts) erfolgt die Speicherung der Eintragungen.
Nun kann ihre digitale Unterschrift gesetzt und die Bearbeitung abgeschlossen werden.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats. Die Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen sind legaldefiniert:
- Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
- Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
- Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.“
(Artikel 26 Verordnung (EU) Nr. 910/2014[1])
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die im Rechtsverkehr die handschriftliche Unterschrift ersetzt, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift vorgesehen ist oder zwischen Parteien vereinbart wurde. Sie werden von qualifizierten Vertrauens Diensteanbietern (VDA) ausgegeben. Die qualifizierten Vertrauens Diensteanbieter müssen von staatlich bestimmten Stellen zertifiziert werden.
Es gibt verschiedene Anbieter, über die Sie eine QES erstellen lassen können.
Zum Beispiel Sign-Me (D-Trust GmbH, https://cloud.sign-me.de/signature/start) oder Swissom (https://trustservices.swisscom.com/qes-ident-service/).
Zukünftig können wir Sie auch als Partner der Swisscom direkt identifizieren.
Die Technik der digitalen Signatur beruht auf zwei elektronischen Schlüsseln, einem öffentlichen und einem privaten (asymmetrisches Verfahren). Inhalte, die mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt werden, können nur mit dem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt werden. Der private Schlüssel bleibt immer geheim, der öffentliche ist für jeden zugänglich. Der private kann durch den öffentlichen Schlüssel nicht errechnet werden.
Ein Hashwert beschreibt die Verarbeitung des Inhaltes einer Datei, um diesem einen eindeutigen numerischen Wert zuzuweisen und wird beim Setzten der Unterschrift erzeugt.
Wenn Sie inhaltliche und/oder technische Fragen zu FP Sign haben, können Sie sich gerne direkt an uns wenden.
Alternativ steht Ihnen auch der FP Sign Support zur Verfügung. Wenn Sie eine E-Mail an support@fp-sing.de senden, sollte immer „DATEV“ im Betreff stehen. Dadurch können diese Tickets entsprechend priorisiert werden.
